Accord de sous-traitance (article 28 du RGPD)
Cet accord fait partie des conditions générales. Il s’applique aux données des invités que l’hôte (le « responsable ») confie à à compléter (le « sous-traitant ») en utilisant Simha.
1. Objet et durée
Le sous-traitant traite les données des invités uniquement pour fournir le service : invitations, réponses, envois, organisation du jour de la fête, souvenir et remerciements. L’accord dure tant que l’événement existe, puis jusqu’à l’effacement des données.
2. Données et personnes concernées
Personnes : les invités de l’hôte et les personnes qui s’inscrivent par son lien public. Données : identité, coordonnées, langue, réponses, menus, et, si l’hôte le demande, allergies et préférences de cacheroute saisies par l’invité ; photos, messages et cadeaux déposés pendant la fête.
3. Obligations du sous-traitant
Le sous-traitant agit sur les seules instructions documentées du responsable, données par ses réglages dans le service. Il garantit la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données et met en œuvre des mesures de sécurité adaptées : chiffrement des échanges, liens personnels signés et stockés sous forme d’empreinte, contrôle d’accès par événement, journalisation des actions sensibles, hébergement dans l’Union européenne.
Il aide le responsable à répondre aux demandes des personnes (chaque invité peut effacer ses données depuis son invitation) et à assurer la sécurité du traitement.
Il notifie au responsable toute violation de données dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance.
4. Sous-traitants ultérieurs
Le responsable autorise le recours aux prestataires listés dans la politique de confidentialité. Le sous-traitant informe le responsable de tout changement prévu, qui peut s’y opposer en supprimant son événement.
5. Fin du traitement
Les données des invités sont effacées automatiquement à la fin de la durée de conservation choisie (6 à 12 mois après l’événement), ou immédiatement à la suppression de l’événement (effacement définitif sous 30 jours). Avant cela, l’hôte peut exporter ses listes et son souvenir.
6. Audit
Le sous-traitant met à disposition du responsable les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, sur demande écrite à contact@simha.example.